De migratie van de ontruimingsalarm- en brandmeldinstallatie voor Nieuw Gildestein

Hoe binnen een primair 24/7 universiteitsgebouw de brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie succesvol worden vervangen.

We zijn op bezoek bij de Universiteit Utrecht en spreken met Marc Boekema, projectmanager van de Directie Vastgoed en Campus. Hij heeft met Maarten Thijssens, bouwmanager bij Altavilla BV, samengewerkt aan de migratie van de brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie voor Nieuw Gildestein. In het gebouw Nieuw Gildestein is hoofdzakelijk de faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Utrecht gehuisvest. De faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Utrecht is hét veterinaire kenniscentrum van Nederland. Diergeneeskunde biedt innovatief en onafhankelijk onderzoek, topreferente zorg aan dieren en kwalitatief hoogstaand onderwijs. Marc vertelt ons over dit project en hoe de samenwerking met Altavilla is verlopen.

Maak kennis met Marc Boekema

Marc Boekema, projectmanager van de Directie Vastgoed en Campus bij de Universiteit Utrecht, is sinds 2013 in dienst bij de universiteit. Hij is projectmanager van nieuw- en verbouwprojecten. Met zijn bouwkundige kennis en ervaring begeleidt hij de bouwprocessen, van voorbereiding, uitvoering tot oplevering. Daarbij werkt hij nauw samen met veel betrokken (externe) partijen en stuurt hij de bouwteams aan.

Hoe heeft Altavilla BV hier een bijdrage in geleverd?

“We hebben destijds samen met Altavilla de gehele besteksfase doorlopen. Het programma van eisen voor de brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie heeft Atlavilla gezamenlijk met Forta Nova opgesteld. Hierna heb ik de aanbesteding op me genomen,” vertelt Marc. “Maarten Thijssens heb ik ingezet als projectleider en voorzitter van alle vergaderingen en hij verzorgde de verslaglegging daarvan. We hadden in dit project een goede rolverdeling. Ik was met name verantwoordelijk voor de planning, het coördineren van de uitvoering op locatie en de afstemming met de gebruikers. Ik kon namelijk makkelijk en snel met de gebruikers en uitvoerders schakelen omdat ik fulltime aanwezig ben. Maarten, die één dag per week intern was, zorgde voor de monitoring van het proces en dat alles goed verliep. Hij controleerde bijvoorbeeld of iedereen zijn afspraken nakwam, alle benodigde informatie tijdig werd aangeleverd en hij hield alle e-mails bij. Daarin heeft hij me echt ontzorgd.”

Een intensief project waarbij de planning cruciaal was

Om binnen Nieuw Gildestein de brandmeld- en ontruimingsalarminstallatie succesvol te vervangen, diende er volgens een strikte planning gewerkt te worden. Marc vertelt waarom: “Nieuw Gildestein is hoofdzakelijk in gebruik door de afdeling diergeneeskunde met onderwijs, onderzoeken en kantoorruimten. Een andere gebruiker van het gebouw is het Gemeenschappelijk Dierenlaboratorium (GDL). Doordat we te maken hebben met bijzonder gebruik, is het aanbrengen van veranderingen in het gebouw niet zomaar mogelijk. Daar zijn strenge richtlijnen voor. Bijvoorbeeld, boorwerkzaamheden mogen alleen aangekondigd en op een vaste dag in de maand worden uitgevoerd.” vertelt Marc.

“Dit project heeft van opstart tot oplevering ongeveer 1,5 jaar in beslag genomen. De planning en wijze van uitvoering waren cruciaal, omdat alle dagelijkse werkzaamheden en onderzoeken hier niet onder mochten lijden. Voor het GDL hebben we zelfs met een succesvolle dagplanning gewerkt waarbij we in nauwe communicatie met alle gebruikers waren.”

Marc vervolgt: “Daarin heeft de functie van Maarten een belangrijke rol gespeeld. Het heeft mij ontzorgd en me extra zekerheid gegeven dat we in controle waren. Hij bracht alle taken en verantwoordelijkheden duidelijk in kaart en wij zorgde ervoor dat iedereen deze ook nakwam. Ik heb een hele fijne samenwerking met Maarten gehad.”

Een groot team van betrokkenen

Om de complexiteit van het project nog wat beter te belichten vertelt Marc over de vele functies en betrokken interne partijen. “Het beleid is gemaakt door de afdeling Veiligheid en Milieu. Andere betrokkenen waren de gebruikers, Arbocoördinator, hoofd-BHV en de afdeling FSC (Facility Service Center) waaronder o.a. Security en het dagelijks beheer vallen. We hadden een team van 12 betrokken belanghebbenden,” legt Marc uit. “Wat belangrijk is dat het project na oplevering ook goed wordt overgedragen aan de gebruikers en de afdeling FSC. Door ze vanaf de beginfase mee te nemen in dit project, kent iedereen de ins & outs en de noodzaak van de aanpassing in het gebouw. Zij moeten het namelijk gaan gebruiken en onderhouden. Het hele team werkte goed samen. Ik vind dat heel prettig, omdat we aan een gezamenlijk doel werkten. En daar heeft Altavilla een goede sturende rol in gehad.” besluit Marc.

Altavilla op social media:

© 2016 Altavilla